Артамонова Т. И.,

методист ОДОД ГОУ ЦО № 671

БАЗА ДАННЫХ КАК СРЕДСТВО АВТОМАТИЗАЦИИ 
ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМ ПРОЦЕССОМ

Для автоматизации процесса управления отделением дополнительного образования детей ГОУ ЦО № 671 (ранее ГОУ МУК «Перспектива»), осуществления контроля, формирования отчетности была создана компьютерная база данных «ОДОД ЦО № 671», разработанная в программе Microsoft Access.

Одним из направлений процесса внедрения новых информационных технологий в управление образовательными учреждениями является мониторинг качества образовательных услуг и автоматизация сбора статистических данных.

В настоящее время существует ряд специализированных АСУ для школ: «Школьный офис», «Директор», «АВЕРС», «Параграф» и другие. При всех достоинствах данных автоматизированных систем они не применимы в системе дополнительного образования. 

Для автоматизации процесса управления отделением дополнительного образования детей ГБОУ ЦО № 671, осуществления учета обучающихся, формирования отчетности и была создана компьютерная база данных «ОДОД ЦО № 671», разработанная в программе Microsoft Access.

Основная цель разработки базы данных: 

• формирование основы информационной инфраструктуры управления образовательным процессом;
• освобождение администрации ОДОД от мало производительного, рутинного труда по составлению различных отчетных документов, касающихся процесса обучения в группах дополнительного образования; 
• систематизация и структурирование информации по контингенту обучающихся, ее хранение и эффективное использование.

Задачи, реализуемые с помощью базы данных:

• ведение базы данных контингента обучающихся в ОДОД (получение списков обучающихся по группам, программам обучения, педагогам);
• ведение учета достижений учащихся на протяжении всего обучения;
• автоматизированный подсчет данных (количество обучающихся по программам обучения, годам обучения, по возрастам).

База данных является активным помощником в работе руководителя ОДОД. С помощью базы данных в начале учебного года формируются списки групп по различным направлениям и программам дополнительного образования.

Для ввода основной информации в базу данных используются следующие справочники: список направлений, список программ обучения, список формируемых групп, список педагогов, список школ и классов, курсы и направления обучения. База данных позволяет корректировать и распечатывать справочники.

Для сохранения целостности информации в базе данных предусмотрено создание резервных копий таблиц и восстановление таблиц из резервных копий.

Благодаря базе данных «ОДОД ЦО № 671» реализуется «принцип оптимизации» процесса обучения: этап сбора и занесения информации оптимизирован по времени и объему, этап получения статистических данных минимизирован по времени, этап анализа достижений обучающихся высвобождает максимально возможное время, в результате чего появляется возможность принимать управленческие решения обоснованно и своевременно.

Информация составлена так, что с ее помощью можно решать задачи динамического учета контингента обучающихся, максимально сократить время работы с бумагами за счет автоматического поиска информации в базе.

Все достоинства данной автоматизированной системы администрация ОДОД ЦО № 671 успешно использует в своей работе уже несколько лет, что существенно помогает в работе с большим потоком документации, и готова поделиться опытом с коллегами других учреждений дополнительного образования.