Ундуск Е. П., Лунева Г. Г.,

методисты ЦИ ГОУ ЦО № 671

ИНСТРУМЕНТЫ GOOGLE ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ
СОВМЕСТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В РАБОТЕ АДМИНИСТРАТИВНОГО РАБОТНИКА

В докладе приведены конкретные примеры применения инструментов Google для повышения эффективности работы административных работников при решении задач, связанных с большим потоком информации.

Спецификой работы любого административного работника является большой объем разнообразной информации: сбор, обработка и анализ данных. Анализ используется для текущего и перспективного планирования. Незаменимым помощником для решения таких задач могут стать сервисы (службы, инструменты) Google.

В данном докладе остановимся на конкретных примерах использования некоторых инструментов Google. 

Воспользоваться сервисами, о которых пойдет речь в докладе, можно только после регистрации в системе Google по адресу http://google.ru.

Основные сервисы Google

Google-календарь — незаменимый инструмент при планировании работы в целом, и, особенно, в части учебной и воспитательной работы в масштабах класса, школы, района, города.

Для согласования действий при проведении большого количества мероприятий целесообразно использовать «сетку» календаря, в которой одновременно могут работать все заинтересованные лица. При этом следует отметить положительный момент: не надо собирать специальных совещаний, планерок и т.п., каждый может работать за своим компьютером, дома или на работе в удобное для себя время, внося мероприятия по мере их объявления, возникновения или изменения. Есть возможность создать не один, а сразу несколько отдельных календарей по разным направлениям школьной работы. Пополнять эти календари будут разные соавторы, а собираться они будут в один общий документ, который можно разместить на школьном сайте.

В настройках календаря есть возможность установки напоминаний о мероприятиях по электронной почте или через sms, а также рассылка приглашений на мероприятие разным группам участников.

Совместное ведение календаря повышает информированность педагогического коллектива, учащихся и общественности о проводимых мероприятиях, помогает координировать разные направления работы, распределять ответственность и подводить итоги за любой отрезок времени (при условии постоянного пользования календарем всеми участниками процесса).

Google Docs — Google-документы — формат, когда документ, размещенный в Интернете, доступен с любого компьютера как автору документа, так и людям, которым предоставлен  к нему доступ, что позволяет совместно с ним работать on-line, исключая необходимость постоянной отправки друг другу файлов по электронной почте. 

Возможна работа с различными форматами документов: текстовыми, электронными таблицами, презентациями и рисунками. Документы Google-формата можно получить двумя способами: или создать их во вкладке «Документы», находясь в аккаунте, либо загрузить готовые файлы большинства типов (.doc, .xls, .ppt, .pdf, .gif, .png) в систему Google. 

С какими документами целесообразна совместная работа?

• Обсуждение общешкольных (районных, городских) нормативных документов (Устав, Программа развития, Положения, локальные акты и т.п.).
• Создание расписания уроков, кружков и секций, экзаменов и консультаций к ним, графика дежурств.
• Разработка планов: общешкольных, учебной и внеклассной работы, методических объединений, личных. Автор всегда имеет возможность его скорректировать: изменить, дополнить, исключить и проанализировать.
• Создание учебных программ по предметам, элективным курсам, дополнительного образования.
• Создание сценариев мероприятий, праздников и т.п.
• Обсуждение концепций, тематики заседаний методических объединений.
• Оперативный сбор данных, информации для отчетности, статистики, аналитики.

При необходимости Google-документ можно перевести в привычный формат  и сохранить его на компьютере или на другом носителе информации.

Googleform – Google-формы — один из сервисов Google-документов, на который хочется обратить особое внимание. Предназначен данный инструмент для проведения опросов, анкетирования, тестирования, а также сбора любой информации.

Ответы респондентов не только мгновенно автоматически собираются у автора в электронную таблицу, но и обрабатываются системой в диаграммы разного вида. Уже структурированная информация становится статистикой для анализа, отправной точкой для формулирования выводов, постановки новых задач, выявления проблем. 

В условиях сильной загруженности административных работников Google-формы становятся бесценным инструментом, т.к. этот сервис прост в освоении, экономит время и позволяет обеспечить доступ к собранным данным всем заинтересованным лицам.

Применение Google-форм разнообразно:

• сбор данных по учащимся и педагогам;
• организация обратной связи после проведения урока, мероприятия, родительского собрания и т.д.;
• опросы для выявления потребностей  работников ОУ, учеников, родителей;
• опросы родителей по удовлетворенности выполнения социального заказа образовательным учреждением;
• исследовательские опросы; 
• самоанализ.

Надо отметить, что в арсенале Google существует множество других возможностей: создание сайтов (они могут быть доступны только определенному кругу лиц: педагогическому и административному составу — своего рода «виртуальная учительская» — или же открыты для всех: портфолио педагога или учащегося, классный сайт); формирование фотоальбомов Picasa; создание групп и блогов; почта Gmail с большим количеством настроек для удобства пользователя; Google-переводчик, который выдает пусть не литературный перевод, но смысловую составляющую введенного текста (или загруженного в переводчик сайта) и др.

Хочется предупредить, что первые шаги на пути использования Google-инструментов для совместной работы, несомненно, будут сопряжены с трудностями: 

• отсутствие исчерпывающего перечня шаблонов необходимых документов;
• неудовлетворенность качеством собранной информации из-за отсутствия опыта составления Google-form;
• возможность уничтожения данных в общем документе из-за отсутствия опыта совместной работы;
• не всегда корректное форматирование при экспорте и импорте документов;
• психологический барьер перед началом использования сервисов как перед всем новым.

Но эти вопросы, скорее, касаются не самого инструмента, а культуры его использования. Культура, в свою очередь, рождается только в практике: не начнешь использовать, не набьешь шишек — не научишься разумному и грамотному использованию. А не увидеть достоинств новых инструментов невозможно, просто нужен опыт, чтобы их оценить.

Использованные источники

1.Екатерина Сидорова. Используемые сервисы Google. Электронный кабинет преподавателя.. Санкт-Петербург. «БХВ-Петербург. 2010.». 498 с.
2.http://edugalaxy.intel.ru/
3.Справки по различным сервисам в системе Google